Tahapan Membuat Certified Birth Certificate (CBT)

Sebetulnya ini tergantung dari permintaan universitas. Banyak universitas tidak meminta hal ini. Certified Copy of Birth Certificate (CCBC) dibutuhkan untuk mengurus VTV atawa ijin tinggal lebih dari 3 bulan untuk keperluan tertentu, dalam hal ini adalah untuk sekolah selama 1 tahun. Untuk memperoleh CCBC ini yang harus dilakukan adalah:

(Bila sudah punya akte kelahiran berbahasa Inggris, dengan usia tak lebih dari 5 tahun, langsung saja ke proses ke-3)

1.   Pergi ke Kantor Pusat Dinas Catatan Sipil & Kependudukan

Bagi warga Jakarta, kantor yang dituju adalah Kantor Pusat tersebut, di Jl. S.Parman (sederetan sama Univ. Tarumanegara, sebelah Kantor Kejaksaan Tinggi Jakarta Barat), bukan catatan sipil per wilayah.  Karena, semua file asli Akte Kelahiran warga Jakarta yang usianya melebihi 10 tahun sudah disimpan di kantor pusat tersebut.
Bagi warga non-Jakarta, bisa dicoba ke kantor catatan sipil tempat akte tersebut dikeluarkan.

2.   Minta diterbitkan Kutipan Kedua

Why? Karena kedutaan Belanda di Jakarta tidak akan melegalisir dokumen yang telah berusia lebih dari 5 tahun.
Dokumen pelengkap yang diperlukan untuk meminta Kutipan Kedua Akte Kelahiran:

  • Akte Kelahiran Asli beserta fotokopi
  • Fotokopi KTP
  • Fotokopi KK
  • Fotokopi surat nikah orangtua atau sebagai penggantinya Fotokopi Ijazah SD (karena hanya di ijasah SD tersebut tercantum nama ayah/ibu kita, untuk verifikasi keabsahan bahwa kita adalah benar-benar anak dari ortu kita tersebut)
  • Materai Rp. 6000  (lebih baik bawa dari rumah. Kalau lupa bisa dibeli di kantin karyawan di belakang gedung tersebut)

Proses pembuatan Akte baru adalah 5 hari kerja (kecuali kita memberi ‘insentif’), biaya pembuatan Rp 60.000.
Akte baru dan/kutipan kedua memakai dwi bahasa, bahasa Indonesia dan bahasa inggris, jadi tidak perlu diterjemahkan lagi untuk keperluan legalisir di Kedubes Belanda.

3.   Legalisir Akte Baru di Departemen Hukum & HAM, Direktorat Perdata bagian Legalisir

Prosesnya 2-4 hari kerja. DephukHAM akan melegalisir di dokumen ASLI dan juga fotokopi. Biaya legalisir Rp10.000 per lembar plus materai Rp6.000.

Bilamana rekan2 keberatan dokumen aslinya yang di cap, maka rekan-rekan melewati tahapan berikut:

  1. Saat Akte Baru kita diterbitkan di Kantor Catatan Sipil, segera fotokopi beberapa kali dan minta fotokopi tersebut dilegalisir disana.
  2. Setelah ditu, Akte kemudian dilegalisir lagi di kantor notaries rekanan DepHukHAM , salah satunya “Notaris dan PPAT Ny. Sastriani Josoprawiro, SH”. Alamatnya di “Jl.Prof. Dr. Satrio Kav.C No.9 Kuningan Timur Jakarta Selatan Tel: 021-5257918”. Biaya notaris adalah (kalo gak salah) kurang lebih  Rp.80.000/lembar plus materai Rp.6000.
  3. Baru fotokopi legalisir Akte Baru kita dibawa ke DepHukHAM untuk dilegalisir disana.

4.   Legalisir Akte Baru di Departemen Luar Negeri, Direktorat Konsuler

Prosesnya gak jauh beda dengan di DepHukHAM. Legalisir Rp10.000/lembar

5.   Bawa Akte Baru ke Kedutaan Belanda

Jl. H.R. Rasuna Said Kav. S-3 – Kuningan Jak-SelConsular Affairs : (62-21) 527-5977. Biaya sekitar Rp369.000. Lama prosesnya sekitar 2 hari.

6.   Bagi teman2 yang hanya punya Surat Kenal Lahir, maka perlu cepat-cepat membuat Akte Kelahiran ke kantor catatan sipil. Ada kemungkinan harus ke pengadilan tinggi dulu untuk dapat penetapan hakim untuk dibuatkan akte kelahiran. Setelah itu baru jalani proses 3-6.

Catatan Bagi Rekan-rekan Pegawai Negeri (berdasarkan tahapan di Deplu)

Perlu membuat surat pernyataan (telah diterima beasiswa) bermaterai untuk membuat Surat Pengantar ke Sekretariat Negara untuk diterbitkan SK Penugasan Belajar.  Dalam hal Deplu, diterbitkan di Pusdiklat. Mungkin policy berbeda bagi rekans di instansi lain?Jangan lupa sertakan print out email / fotokopi surat penerimaan dari NESO sebagai tanda bukti ke SetNeg.Setelah SK Ijin Belajar Keluar, baru dikembalikan ke Pusdiklat tempat nota awal diterbitkan, untuk dibuatkan Nota Dinas ke masing2 Biro Kepegawaian dan Surat Pengantar ke Dit. Konsuler Deplu, untuk penerbitan paspor biru, serta diplomatic note ke Kedubes Belanda bagi pembuatan MVV.

Total biaya : +/- Rp 800.000

Atau…

Untuk teman-teman yang berdomisili di Jakarta, bisa memakai jasa biro penerjemah tersumpah yang diakui Kedubes Belanda, seperti Saharjo 39 (021-8306319). Biro ini juga bisa membantu mengurus pembuatan akte kelahiran baru, khususnya bagi yang lahir di luar Jakarta namun kesulitan untuk memperbarui akte di daerah kelahirannya. Sebaiknya mengurus jauh-jauh hari karena biro jasa ini pasti kebanjiran pesanan menjelang tahun ajaran baru.

Daftar penerjemah tersumpah selengkapnya simak di sini (2009).

Biaya : 1.100.000-1.500.000

Artikel selanjutnya: Bebas Fiskal

Artikel ini diambil dari Stunedfun.weebly.com dengan ijin kontributor
Versi dokumen silahkan diunduh disini
Sumber : Milist Stuned 2007, direvisi
Foto: Andrew Choy dengan lisensi Creative Commons
Share this:

6 Comments

  1. koq kayaknya ribet amat ya….
    trus buat kita yang ga tinggal di jakarta harus ngurus kemana aja tuh
    seperti aku yang di surabaya…

    • Bagi yang tinggal di Bali, silahkan mengontak NESO di Surabaya. Biasanya mereka mempunyai informasi yang membantu.

  2. nah kalo yang mau ke universitas lain selain groningen, Universitas Twente, ITC misalnya.. perlu bikin yang seperti ini gak ya?
    thx

  3. kalou kutipan kedua saya masih dalam bahasa indonesia, bagaimana ya?
    urutannya dilegalisasi dulu ke kemenHAM,Deplu, and Dubes belanda baru diterjemahin, atau diterjemahin dulu baru dilegalisasi? mohon penjelasan para senior, thanks

Leave a Reply

Your email address will not be published.


*